En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de SOFTWARE NIVELAR, los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

1. a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 
2. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
8. h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
9. i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
10. j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
11. k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
12. l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos deseguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
13. m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
14. n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
15. o) SOFTWARE NIVELAR, hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Por otra parte, la norma establece que se requiere de una autorización previa, expresa e informada por parte del titular del dato que este pueda tratarse. La Autorización del titular:

• Debe ser previa e informada (no tácita) • Puede ser obtenida por cualquier medio que permita su consulta posterior • No es necesaria en los siguientes casos: – Cuando la información sea requerida por entidad pública en ejercicio de sus funciones – Se trate de datos de naturaleza pública – En casos de urgencia médica o sanitaria (si no es urgencia, debe obtenerse la autorización) – Para fines históricos, estadísticos o científicos – Datos relacionados con el Registro Civil

Adicionalmente la ley estableció dos categorías de datos que reciben especial protección: (i) los datos sensibles y (ii) los datos personales de los niños, niñas y adolescentes.

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, de la vida sexual y datos biométricos). Su tratamiento está, en términos generales, prohibido salvo que concurra alguna de las siguientes excepciones: (i) autorización explícita del titular (ii) tratamiento necesario para salvaguardar su interés vital, (iii) realización del tratamiento en actividades legítimas relacionadas con el derecho de asociación, (iv) el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o (v) tratamientos con finalidad histórica, estadística o científica.

Respecto a los datos de menores de edad, se debe tener en cuenta que aunque la ley proscribe su tratamiento la Corte Constitucional precisó que tal prohibición debe interpretarse de forma tal que sí se pueda llevar a cabo pero siempre con plena protección de los derechos fundamentales del menor.

Un tema relevante de la ley, consiste en la designación de la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad competente en materia de protección de datos personales, a través de la creación de una delegatura, la cual se encargará de garantizar el cumplimiento de lo establecido en la ley sobre tratamiento de datos. A dicha entidad se le facultó para imponer sanciones que van desde multas, pasando por suspensión de actividades e incluso la suspensión definitiva de las operaciones que involucren tratamiento, a los responsables o Encargados del Tratamiento que no cumplan con los deberes que establece la ley. Igualmente, la norma creó el Registro Nacional de Bases de Datos, el cual será administrado por la SIC y exigirá que las bases de datos que involucren datos personales sean debidamente registradas ante la entidad.

Por último, la norma prohíbe la transferencia de datos personales a terceros países que no proporcionen niveles adecuados de protección del dato. Y para ello se designó a la Superintendencia de Industria y Comercio como la entidad encargada de certificar los países que cuenten con un nivel de protección adecuado. Para aquellos casos en los que la transferencia se vaya a realizar a un país que no tenga un nivel de protección adecuado, se requerirá del consentimiento expreso e inequívoco del Titular. Esta disposición será aplicable también a los datos financieros.

La anterior Ley fue reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y a continuación se resaltan sus principales aspectos:

El artículo 2º del decreto, se refiere a un tipo de tratamiento excluido de la aplicación del régimen general de protección de datos. Se trata de los datos mantenidos en ámbitos meramente personales o domésticos. Señala el decreto, que se entiende por ámbito personal o doméstico aquellas actividades inscritas en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales.

Un punto importante con relación al art. 3 del decreto se refiere a que subsisten las inquietudes frente a lo que se entiende por transferencia y transmisión de datos ya que estas nociones permanecen de manera imprecisa y aún no terminan por aclarar lo que aparece de manera indeterminada en la ley. Al respecto puede inferirse del articulado en contexto con el art. 26 de la ley, que ambas nociones guardan una estrecha consonancia, pero debe advertirse que la transferencia hace alusión al procedimiento relacional entre el responsable y un receptor (que adquiere el papel del responsable) ubicado dentro o fuera de Colombia. Por su parte la transmisión se refiere más a la operación o proceso de comunicar en una relación de extremos, entre el responsable y el encargado. Debe resaltarse que la ley semana que la transmisión implica per se un tratamiento sobre el dato, mientras la transferencia no.

Bajo el capítulo 2 del decreto, se agrupan una serie de nociones frente al elemento “Autorización” bajo los principios que orientan el deber ser en el tratamiento de datos personales. En efecto, inicial el art. 4 por desarrollar bajo los principios de finalidad y libertad la forma en cómo debe operar la recolección de los datos de los titulares. Frente al art. 7 del decreto se regula el modo de obtener la autorización bajo el amparo del art. 9 de la ley. Permite el tratamiento automatizado de  la autorización para el tratamiento, siempre que ella se manifieste por escrito o de forma verbal o por medio de una conducta del titular que permita inferir de forma razonable su consentimiento en el tratamiento de la información. Aclara el artículo que esta inferencia no puede arribarse por vía de silencio del titular. El art. 9 del decreto al desarrollar la facultad del titular de revocar la autorización y por esta vía suprimir sus datos introdujo como obligatorio para el responsable y/o encargado la disposición de mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar su solicitud de supresión. Efectuada la reclamación por parte del titular el encargado contará con 15 días hábiles para proceder a su supresión so pena de ser sancionado.

Es importante resaltar las previsiones del art. 10 del decreto ya que introduce un procedimiento para la refrendación o validación de los datos personales recogidos con anterioridad a la vigencia del decreto. La disposición en mención impone a los responsables y encargados un procedimiento que deberá cumplirse a fin de continuar con el tratamiento de datos personales sobre bases de datos anteriores al decreto. De la redacción del artículo 10 tenemos que podrán validarse los datos recogidos en bancos de datos hasta el día 26 de junio de 2013, así:

El responsable solicitará la autorización a los titulares para continuar con el tratamiento; esto lo podrá hacer por medio automático (esto es mail, acceder a una Web etc) permitiendo que el titular autorice por cualquier medio su tratamiento. En esta misma comunicación el responsable deberá hacer conocer al titular su política de tratamiento de la información, así como el modo de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos. Si transcurridos 30 días hábiles a partir de dicha comunicación, el titular no expresa su intención de supresión del dato, la norma supone que ha operado la autorización y por ende el responsable o encargado podrá continuar con el tratamiento en las condiciones y finalidades señaladas en la política. En todo caso, subsistirán para el responsable el cumplimiento de todas las reglas y principios en el tratamiento de datos.

El capítulo 4 del Decreto aborda la cuestión de las políticas de tratamiento como documento cardinal para el establecimiento de un macrosistema de aseguramiento de la información en las organizaciones. Este documento será la carta de navegación para las empresas para el manejo adecuado en protección de datos. Así mismo se advierte de la necesidad de confeccionar el aviso de privacidad como otra herramienta para la difusión de las políticas de los titulares de los datos.

El art. 16 señala la obligación de conservar el modelo de aviso de privacidad utilizado en momentos específicos.

El art. 23 hace obligatorio la adopción a nivel organizacional de la función de responsable de los datos personales. Al señalar que esta designación puede recaer sobre una persona o un área configura de manera amplia la forma en que las empresas podrán cumplir este requisito.

Bajo el art. 25 se señala que el contrato entre responsable y encargado deberá especificar las circunstancias especiales y las principales características del instrumento regulador de la relación entre el dueño de la base de datos y quien la gestiona.